LIBERA TU MENTE DE ESTRÉS Y ORGANIZA MEJOR TU TIEMPO

Muchas veces nuestro día laboral o de vida, puede verse afectado por tener muchas actividades y no saber cómo organizarlas, qué priorizar y qué postergar, y cómo dar cumplimiento a las mismas; nuestro día se puede convertir como un boxeador dando golpes al aire sin objetivo,

sientes que haces mucho pero logras poco y en términos de alcanzar resultados no se suele ser efectivo; pasa lo que a muchos nos ha sucedido al final del día, la conclusión: "Hoy siento que hice mucho, pero nada de lo que hice agrego el suficiente valor e impacto para mis resultados".

Para llevar un mejor control de tu día y ser más productivo en el trabajo o en cualquier actividad que te dediques, quiero enseñarte el método que yo utilicé cuando pertenecía a una compañía y ahora que estoy trabajando en mi proyecto personal.

Particularmente este fue el método que a mí me dio resultados, ya que cuando se trata de técnicas de administración del tiempo existen muchas y también he observado que en términos generales, muchas personas intentan colocar en práctica estos métodos pero fracasan en su intento; pienso que una buena estrategia es poder identificar un método que te haga sentido, que sea a fin contigo y tu manera de hacer las cosas, pero sobre todas las cosas, creo que lo más importante es tú disciplina y carácter en medio de la planeación y ejecución de tus actividades.

El método utilizado por mi es Workday Now contenido en "Master Your Workday Now" de Michel Linenberger, este es un método que te puede ayudar a establecer prioridades en tú trabajo y tú vida.

Algunas herramientas en las que puedes utilizarlos son Microsoft Outlook (versión para Windows únicamente), comenzando con el uso de la herramienta Tareas de Outlook. También puedes establecer Workday Now en la mayoría de los procesadores de textos o en Excel, o app de control de tareas, más fácil aún, escribir con lapicero y papel también es una manera efectiva de elaborar tus listas bajo este método.

Las herramientas que a mi me dieron resultados fue combinar el lápiz y papel con el Outlook, pero en mayor medida el lápiz y papel.

Básicamente lo que hay que hacer es categorizar tús tareas y responsabilidades… Aquí te dejo un esquema básico de como empezar a categorizar:

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Ahora toma las tareas urgentes e importantes y categorízalas como “tareas de ahora” acomoda estas tareas en dos secciones: “Crítico Ahora” (las tareas de hoy solamente) y “Oportunidad Ahora” (labores por completar esta semana o la próxima). Colocale color a estas secciones para que puedas tenerlas visualmente claras.

Revisa tus "Tareas de Ahora" diariamente para mantenerte al nivel de tus prioridades. No sobrecargues la sección de "Crítico Ahora", utilízala solamente para las labores de hoy, es decir, las tareas por las cuales estarías hasta tarde en la oficina hasta terminarlas. Coloca en una lista tus tareas de "Oportunidad Ahora" con fechas límite, pero limita la lista de "Oportunidad Ahora" a no más de 20 asuntos. Ubica las tareas de baja prioridad en una segunda página denominada “Sobre el Horizonte”, revísala semanalmente, así podrás eliminar de tú mente consciente estas tareas por ahora, este es uno de los aspectos más tranquilizantes de utilizar este tipo de métodos, ya que puedes liberar tu mente de estrés, de pensar en actividades que debes hacer y que puedan estar susceptibles a ser olvidadas o pasadas por alto, de esta manera colocas en tu agenda y programas una alarma para que esta actividad vuelva a estar en tu panorama. Si tú lista de “Oportunidad Ahora” tiene más de 20 asuntos, coloca las tareas de baja prioridad en la sección “Sobre el Horizonte”. Particularmente a mi me solía pasar que cuando llegaba la hora de realizar una de las tareas que estaban "Sobre el Horizonte", esta la pasaba a la secciona "Critico ahora" para no caer en la tentación de postergar dicha actividad.

Si lo deseas, puedes agregar una sección opcional de “Resultados Importantes” para recordar los “logros o entregables primordiales” que quieras cumplir esta semana. En efecto, esta precede a la sección de Crítico Ahora y le da un marco de referencia. Yo utilizo esta sección para actividades grandes y de impacto en mi gestión, por ejemplo proyectos o iniciativas que jalonan estratégicamente indicadores.

Otra de las acciones que hacía para complementar este método, es tomar espacios de tiempo del día y convertirlos en rutina, de esta manera apartaba claramente de mi agenda espacios de tiempo en los que necesitaba dedicarme a una rutina, por ejemplo: una hora especifica para revisar correos electrónicos, un espacio para planificar mi día o semana y poder revisar mi listado de "Tareas Ahora", así era mas sencillo agendar reuniones sin que estas interfirieran con las actividades más importantes de mi rutina laboral.

El libro tiene aún más estrategias y formas de utilizar el método Workday Now, yo utilicé estas acciones que aquí les planteo y les puedo decir que mi estrés laboral disminuyó y mis días los puedo percibir como más productivos; creo que la clave es poder conectar un buen hábito y disciplina a través de este método con la pasión y deseo por hacer mejor cada día de trabajo.

Espero sea de utilidad este artículo para ustedes.